Z przepisów RODO nie wynika jednoznacznie, że konieczne jest zabezpieczanie przesyłania klientom w e-mailu zeskanowanych dokumentów czy informacji specjalnym hasłem. Należy jednak w odpowiedni sposób zorganizować pracę firmy, aby dostęp do danych osobowych miały wyłącznie te osoby, które są do tego upoważnione. To na administratorze danych i procesorze ciąży obowiązek zapewniania bezpieczeństwa ochrony takich danych. Nic dziwnego więc, że coraz większa liczba firm decyduje się na wdrożenie tego rozwiązania.
Skuteczność szyfrowania e-faktur
Zarówno tradycyjny obrót fakturami, jak i wystawianie ich w klasycznej, papierowej formie, powoli przechodzi do przeszłości. Zarządzanie nimi jest bowiem czasochłonne, a dodatkowo skomplikowane i znacznie mniej bezpieczne. Tak, jak większość europejskich przedsiębiorców, warto skorzystać z elektronicznego systemu zarządzania fakturami. W tym celu wykorzystywane są między innymi platformy do elektronicznej wymiany faktur między firmami, jak i wysyłka faktur przy pomocy e-maili do kontrahentów. Korzystnym wyborem jest szyfrowane przesyłanie e-faktur. Zastosowanie w tym celu specjalnej platformy umożliwia zarówno generowanie, jak i bezpieczne wysyłanie faktur VAT, rachunków, faktur proforma czy faktur zaliczkowych. Tyczy się to również faktur uproszczonych i faktur korygujących. Istotny jest fakt, że przy pomocy takiego systemu można fakturę szybko przesłać z dowolnego miejsca, w którym funkcjonuje połączenie internetowe. W przypadku osób, które zastanawiają się nad sposobami efektywnego zabezpieczania danych przekazywania w wiadomościach e-mail, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przygotował wskazówki. Jest to lista ogólnych zaleceń, które pozwalają na podniesienie poziomu bezpieczeństwa przekazywanych danych.
W celu zapewnienia odpowiedniego poziomy bezpieczeństwa przekazywanych danych konieczne jest zarówno szyfrowanie przekazywanych danych, zabezpieczanie komputerów nadawcy i odbiorcy, zabezpieczanie serwerów pocztowych, jak i ochrona kanałów komunikacyjnych. Najlepszą oraz najbardziej skuteczną metodą ochrony danych jest ich szyfrowanie, ponieważ w tym wypadku nie ma konieczności stosowania innych środków ochrony infrastruktury. Zaszyfrowana wiadomość trafia w tej samej formie do uprawnionego odbiorcy.